Häufig nimmt einer der Konfliktbeteiligten entweder telefonisch oder per email Kontakt mit dem Mediator auf. Der Mediator informiert sich nur kurz über die Art des Konflikts und die beteiligten Personen. Dann wird mit sämtlichen Konfliktbeteiligten ein gemeinsamer Termin zu einem Vorgespräch vereinbart.

Im Vorgespräch erläutert der Mediator den Ablauf und die Prinzipien einer Mediation. Er erklärt seine Aufgaben als Mediator und macht sich ein erstes Bild vom Konflikt. Dieses Vorspräch dient dazu, dass die Konfliktbeteiligten und der Mediator sich kennenlernen können und ihre Erwartungen an die Mediation austauschen können. Wenn alle Beteiligten und der Mediator die Mediation durchführen wollen, wird eine Mediationsvereinbarung abgeschlossen.

Dann werden durch die Konfliktbeteiligten die Regeln festgelegt, die für den Umgang miteinander gelten sollen, wie z.B. Ausreden lassen, keine persönlichen Beleidigungen. Danach wird geklärt, worin der Konflikt besteht und was der genaue Sachverhalt ist. Jede Partei schildert ihre Sicht des Konflikts und ihre Haltung zu den strittigen Themen (Um was geht es?).

Wenn die Positionen der Parteien klar dargestellt wurden, werden die eigentlich damit verfolgten eigenen Interessen der Konfliktbeteilgten mit Hilfe des Mediators erarbeitet. Es ist den Parteien meist erst dann möglich ist, ihre Standpunkte eventuell zu verlassen oder zu modifizieren, wenn sie ihre Interessen, die hinter ihren Positionen sich verbergen, sehen können (Um was geht es eigentlich?).

Nun werden Lösungsoptionen entwickelt, bei denen alle Interessen möglichst gut berücksichtigt werden.
Alle Konfliktbeteiligten entscheiden dann darüber, wie eine Lösung des Konfliktes für sie aussehen soll.
Diese Lösung kann schriftlich festgehalten werden und wird von allen Beteilgten unterschrieben.